แผนกขาย
หน้าที่ของแผนกขาย
มีหน้าที่ในการบริการจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้า โดยแผนกขายจะมีการเก็บข้อมูลของลูกค้าที่มาสั่งซื้อ และข้อมูลการสั่งซื้อ
ปัญหาของแผนกขาย
1. เอกสารมีจำนวนมาก ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ ซึ่งมีเอกสารดังนี้
1.1 เอกสารข้อมูลลูกค้า
1.2 เอกสารข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า
1.3 เอกสารเกี่ยวกับสินค้า
2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
3. ค้นหาเอกสารได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีเยอะและจัดเก็บไว้หลายที่
4. ข้อมูลมีการสูญหาย เพราะไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารที่ต้องการอยู่ตรงไหน เนื่องจากการเก็บเอกสารยังไม่เป็นระบบ อาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหาย
5. ข้อมูลมีความซ้ำซ้อน เนื่องจากลูกค้า 1 ท่านมาซื้อสินค้าหลายครั้ง แต่พนักงานขายก็เก็บข้อมูลทุกครั้ง ทำให้มีเอกสารซ้ำซ้อน
6. ข้อมูลมีความแตกต่าง เนื่องจากในการให้ข้อมูลของลูกค้าแต่ละครั้งมีความเปลี่ยนแปลงเช่น เบอร์โทรศัพท์ ที่อยู่ เพราะลูกค้าอาจจะมีเบอร์โทรศัพท์หลายเบอร์และมีการย้ายสถานที่อยู่เรื่อย ๆ
แผนกบัญชี
หน้าที่ของแผนกบัญชี
มีหน้าที่ในการจัดเก็บเงินค่าสินค้าและจัดทำบัญชีของบริษัทพร้อมทั้งทำรายงานงบการเงินเสนอผู้บริหาร โดยรับข้อมูลการสั่งซื้อจากแผนกขาย
ปัญหาของแผนกบัญชี
1. เอกสารมีจำนวนมาก และจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
3. ค้นหาเอกสารได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ
4. เอกสารสูญหาย เพราะเอกสารมีจำนวนมาก และเอกสารส่วนใหญ่เป็นเอกสารที่เกี่ยวกับการเงิน หากสูญหายอาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหายอย่างมาก
5. การตรวจสอบเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงินทำได้ช้า ไม่สะดวกรวดเร็ว
6. ข้อมูลอาจเกิดการผิดพลาดได้ถ้าเอกสารไม่ถูกต้องหรือเอกสารสูญหาย
7. รายงานทางการเงินที่ทำโดยมือจะทำให้เข้าใจได้ยาก เนื่องจากลายมือหรือรูปแบบของรายงานเพราะจะมีความหลากหลายและมีความแตกต่างกันไป
แผนกคลังสินค้า
หน้าที่ของแผนกคลังสินค้า
มีหน้าที่ในการตรวจสอบสินค้าและรับข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า จากแผนกขายสินค้าเพื่อส่งไปยังแผนกจัดส่งสินค้า
ปัญหาของแผนกคลังสินค้า
1. เอกสารข้อมูลสินค้ามีจำนวนมาก เนื่องจากสินค้ามีหลายชนิดและหลายขนาด ทำให้การจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระเบียบ
2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
3. ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ
4. ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจลืมเช็คได้
5. ข้อมูลสินค้าสูญหายทำให้จำนวนสินค้าภายในคลังสินค้าอาจไม่พอหรือว่ามีจำนวนสินค้ามากเกินไป เนื่องจากไม่สามารถเช็คได้ว่าในคลังสินค้ามีจำนวนสินค้าอยู่เท่าไร
แผนกจัดส่งสินค้า
หน้าที่ของแผนกจัดส่งสินค้า
มีหน้าที่ในการจัดส่งสินค้าไปให้ลูกค้าหรือผู้บริโภค โดยรับสินค้าจากแผนกคลังสินค้า
ปัญหาของแผนกจัดส่งสินค้า
1. เอกสารข้อมูลสินค้ามีจำนวนมาก เนื่องจากสินค้ามีหลายชนิดและหลายขนาด ทำให้การจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระเบียบ
2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม
ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ
3. ถ้าข้อมูลสูญหายจะทำให้ไม่สามารถไปจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าได้ อาจทำให้ลูกค้าไม่พอใจ
4. ระยะเวลาในการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าอาจใช้เวลานานเนื่องจากต้องมีการค้นหาข้อมูลลูกค้าก่อน
5. ข้อมูลมีความแตกต่าง เช่น ลูกค้ามีที่อยู่หลายที่ทำให้ไม่สามารถทราบได้ว่าจะจัดส่งสินค้าให้ที่ไหน
ปัญหาระหว่างแผนกขายกับแผนกบัญชี
1. ในกรณีที่แผนกขายทำเอกสารในการสั่งซื้อสูญหาย แผนกบัญชีจะไม่ทราบยอดการสั่งซื้อ
2. ในกรณีที่แผนกขายทำเอกสารใบชำระเงิน ของลูกค้าสูญหายแผนกบัญชีก็จะไม่ทราบว่าลูกค้าจ่ายเงินหรือยัง
3. ในกรณีที่แผนกขายได้ขายสินค้าไปโดยไม่ได้แจ้งให้แผนกบัญชีทราบจะทำให้ยอดขายกับยอดการเงินไม่เท่ากัน
ปัญหาระหว่างแผนกขายกับแผนกคลังสินค้า
1. ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า ทำให้เมื่อแผนกขายจะขายสินค้าก็จะไม่ทราบว่าสินค้ามีจำนวนเพียงพอกับการขายหรือไม่
2. ในกรณีที่แผนกขายไม่ได้ส่งยอดการสั่งซื้อและการสั่งจองในบางกรณีของลูกค้าให้แผนกคลังสินค้าทราบ ทำให้แผนกคลังสินค้าไม่ทราบว่าจะต้องมีการสั่งซื้อสินค้ามาเพิ่มหรือไม่ เพื่อให้เพียงพอสำหรับการขาย
ปัญหาระหว่างแผนกขายกับแผนกจัดส่งสินค้า
ถ้าแผนกขายทำเอกสารการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าหายจะทำให้แผนกจัดส่งสินค้าไม่ทราบว่าจะส่งสินค้าให้กับลูกค้าไม่ได้
ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกคลังสินค้า
ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่ได้แจ้งยอดการคลังสินค้าให้แผนกบัญชีทราบ แผนกบัญชีก็ไม่สามารถทำงบการเงินได้ เพราะจะต้องทราบยอดสินค้าคงเหลือของแต่ละงวด
ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกจัดส่งสินค้า
ถ้าแผนกจัดส่งสินค้าไม่ส่งสินค้าให้กับลูกค้า แล้วไม่แจ้งการชำระเงินของลูกค้าให้แผนกบัญชีทราบ แผนกบัญชีก็จะไม่ทราบว่าลูกค้าชำระเงินแล้ว
ปัญหาระหว่างแผนกคลังสินค้ากับแผนกจัดส่งสินค้า
ถ้าแผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า ว่ามีพอสำหรับการจัดส่งสินค้าหรือไม่ แผนกจัดส่งสินค้าก็อาจจะไม่มีสินค้าไปจัดส่งให้กับลูกค้า
ลักษณะของสถานประกอบการหรือแหล่งรายรับ-รายจ่าย
• รายรับที่ทางบริษัทได้รับคือ ได้จากการขายสินค้าและการสมัครสมาชิกของลูกค้า
• รายจ่ายเกิดจากการสั่งซื้อสินค้า วัตถุดิบในการผลิตและวัสดุอุปกรณ์สำนักงานต่าง ๆ ของบริษัท
ขอบเขตของการพัฒนาระบบ
1. ระบบการขาย
2. ระบบงานคลังสินค้า
3. ระบบบัญชี
4. ระบบจัดส่งสินค้า
ตารางแสดงรายการการทำงาน(Functions)หรือกิจกรรมทั้งหมดของบริษัท
1. ค้นหาโครงการที่ต้องการพัฒนา
จากการค้นหาโครงการของแผนกต่าง ๆ สามารถรวบรวมโครงการพัฒนาระบบได้ทั้งหมด 4 โครงการดังนี้
2. จำแนกและจัดกลุ่มโครงการที่ค้นหามา
เมื่อพิจารณาวัตถุประสงค์ของโครงการทั้ง 4 แล้ว พบว่าล้วนแล้วแต่ให้ประโยชน์กับบริษัทจึงจำเป็นต้องคัดเลือกโครงการที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำโครงการทั้ง 4 มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ของบริษัทเพื่อค้นหาโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุด และสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้ ดังรายละเอียดของตารางต่อไปนี้
3. เลือกโครงการที่เหมาะสม (Selecting)
จากตารางเปรียบเทียบโครงการตามวัตถุประสงค์ของบริษัทพบว่าโครงการพัฒนาระบบการขายตรงตามวัตถุประสงค์ของบริษัทมากที่สุด แต่เนื่องจากเมื่อพิจารณาถึงงบประมาณและสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทแล้วเห็นควรว่าจะต้องนำโครงการทั้ง 4 มาพิจารณาตามข้อจำกัดเพิ่มเติมได้แก่ ขนาดของโครงการ และผลประโยชน์ที่จะได้รับ เนื่องจากหากโครงการใดมีขอบเขตกว้างหรือมีขนาดใหญ่หมายถึงต้องใช้งบประมาณสูง ทำให้เกิดต้นทุนสูงซึ่งปัจจุบันบริษัทยังไม่สามารถทำได้ แสดงรายละเอียดในตารางต่อไปนี้
ตารางเมตริกซ์ Information System –to-Objectives
จากการพิจารณาโครงการทั้ง 4 โครงการตามวัตถุประสงค์ ขนาดโครงการ และผลประโยชน์ จะพบว่าโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์ และให้ผลประโยชน์แก่บริษัทมากที่สุดคือ โครงการพัฒนาระบบการขาย จึงปฏิเสธโครงการทั้ง 3 ระบบ ถึงแม้ว่าจะให้ผลประโยชน์และสามารถนำบริษัทไปสู่เป้าหมายได้ แต่ทางผู้บริหารให้ชะลอไว้ก่อน เนื่องจากเป็นโครงการขนาดใหญ่จึงต้องใช้เงินทุนเป็นจำนวนมาก
การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน
แนวทางเลือกเพื่อนำระบบใหม่มาใช้งาน โดยจะบอกถึงรายระเอียดของระบบที่จะพัฒนามีดังนี้ ระบบการขาย ระบบงานคลังสินค้า ระบบบัญชี ระบบจัดส่งสินค้า โดยมีแนวทางเลือกจำนวนทั้งสิน 2 ทางเลือก
1.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ
2.ให้ทีมงานของเราพัฒนาระบบเอง
แนวทางเลือกที่ 1. จ้างบริษัทนอกพัฒนาระบบ
สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร
ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาเอง
เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากนี้ยังจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการดำเนินงานหรือรองรับการเปลี่ยนแปลงการทำงานในระบบได้ และสามารถคอยกำกับดูแลการทำงานให้ตรงไปตามวัตถุประสงค์ได้อย่างที่วางไว้
เป้าหมาย
นำระบบสาระสนเทศเพื่อการบริหารงานขายมาใช้งานในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการและสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า
วัตถุประสงค์
โครงการพัฒนาระบบการขายมีวัตถุประสงค์ของการดำเนินงานเพื่อวิเคราะห์ออกแบบและพัฒนาให้เป็นระบบงานขายที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้
ขอบเขตของระบบ
โครงการพัฒนาระบบการขายได้มีการจัดทำขึ้นโดยทีมงานพัฒนาสารสนเทศภายในบริษัทเอง(In-House Development) พร้อมนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้
1. ระบบจะต้องแบ่งการทำงานอย่างชัดเจน แต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้
2. ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ Multi-User ได้
3. ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก
ปัญหาที่พบจากระบบเดิม
1. การเก็บรวบรวมข้อมูลของลูกค้าและการค้นหาข้อมูลของลูกค้าเกิดความซ้ำซ้อน
2. การจัดเก็บข้อมูลของสินค้าไม่เป็นระบบ
3. ข้อมูลที่ได้ไม่มีความชัดเจนและแน่นอน
4.เนื่องจากเป็นระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลอยู่ตลอดเวลาทำให้ข้อมูลเกิดความเสียหายและสูญหายได้
5. การทำงานของพนักงานแต่ละฝ่ายไม่มีความแน่นอน
ความต้องการในระบบใหม่
ความต้องการในระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้ คือ
1. ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทำงาน
2. สามารถเก็บ และตรวจสอบข้อมูลลูกค้า สินค้าได้
3. สามารถเพิ่ม แก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูลของสินค้าและข้อมูลลูกค้าได้
4. ให้การบริการแก่ลูกค้าในการซื้อขายเช่น การส่งสินค้า การออกใบเสร็จ มีส่วนลด เป็นต้น
5. การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่ายเช่น บัญชี พนักงานขาย พนักงานเช็คสต็อก พนักงานจัดส่งสินค้า เป็นต้น
6. การจัดทำรายงานสรุปที่สะดวกรวดเร็วในการเสนอต่อผู้บริหารหรือผู้จัดการ
ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่
1. องค์กรสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้
2. องค์กรสามารถตัดสินใจในการจัดจำหน่ายสินค้าได้
3. องค์กรมีผลการดำเนินการที่ดีขึ้น
4. ขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ที่มีความรวดเร็ว
5. ขั้นตอนการซื้อ-ขายสินค้า มีความถูกต้อง ชัดเจนและรวดเร็วในการทำงาน
6. การติดต่อลูกค้าได้สะดวกรวดเร็วเพราะเรามีข้อมูลของลูกค้า
7. สามารถจัดเก็บข้อมูลสินค้า ทำให้การซื้อขายสินค้าได้รวดเร็วและถูกต้อง และมีเอกสารยืนยันให้ลูกค้า
8. การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ
9. สามารถรองรับการขยายตัวของบริษัทต่อไปได้
10. ทำให้ลูกค้ามีความพึงพอใจในการซื้อสินค้า และมอบความน่าเชื่อถือให้บริษัท
แนวทางในการพัฒนา
การพัฒนาระบบของบริษัทอมตะอินเตอร์เนชั่นแนล เป็นการพัฒนาระบบในส่วนของการจำหน่ายคอมพิวเตอร์และในส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องเช่น การทำงานของพนักงานในแต่ละหน้าที่ ซึ่งบางครั้งการทำงานขั้นตอนต่าง ๆ อาจจะมีเอกสารหรือข้อมูลที่ซับซ้อนหลายขั้นตอน ดังนั้นจึงได้มีการวิเคราะห์ระบบใหม่เพื่อความสะดวกและมีประสิทธิภาพในการทำงาน ก่อนที่เราจะมาวิเคราะห์ระบบเราจะต้องทำการจำลองหรือศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่และข้อมูลทั้งหมดว่า ระบบที่เราต้องการวิเคราะห์เหมาะสมกับระบบการทำงานเดิมของบริษัทหรือไม่ซึ่งจะแบ่งการทำงานออกเป็น 7 ขั้นตอน ดังนี้
1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ
2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ
3. การวิเคราะห์ระบบ
4. การออกแบบเชิงตรรกะ
5. การออกแบบเชิงกายภาพ
6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ
7. การซ่อมบำรุงระบบ
ขั้นตอนที่ 1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )
เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือให้เหมาะสมกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบเพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานขององค์กร
ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือบริษัทอมตะข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ
- การขายสินค้า
- การจัดเก็บสินค้าและการแยกประเภทของสินค้า
- การจัดเก็บข้อมูลของลูกค้าและข้อมูลของสินค้า
ขั้นตอนที่ 2 การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ
เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้
1. เริ่มต้นทำโครงการ ก่อนเริ่มทำโครงการเราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานก่อน
2. กำหนดวัตถุประสงค์หรือทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้
3. วางแผนการทำงานของระบบใหม่
ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์
1.ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิม ดูว่าการทำงานของบริษัท มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิม และระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบซื้อ-ขายสินค้า
2.การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบ ศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ
3. จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้ เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้วก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ
ขั้นตอนที่ 4 การออกแบบเชิงตรรกะ
เป็นขั้นตอนในการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน ซึ่งในการออกแบบระบบ ระบบงานที่ได้ในแต่ละส่วนจะไม่เหมือนกัน ซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ขบวนเสร็จเรียบร้อยแล้ว เช่น ในการซื้อขายก็จะมีแบบฟอร์มในการซื้อขายสินค้าให้ลูกค้ากรอก หรือแม้แต่แบบฟอร์มในการกรอกข้อมูลของสินค้าและการออกแบบฐานข้อมูลในโปรแกรมต่าง ๆ
ขั้นตอนที่ 5 การออกแบบเชิงกายภาพ
ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบเครือข่าย ฐานข้อมูล โปรแกรมสำเร็จรูป เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป
ขั้นตอนที่ 6 การพัฒนาและติดตั้งระบบ
ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่ อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้
1. เขียนโปรแกรม
2. ทดสอบโปรแกรม
3. ติดตั้งระบบ
4. จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ
ขั้นตอนที่ 7 การซ่อมบำรุงระบบ
อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด
แผนการดำเนินงานของโครงการ
แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง คือ ระบบการขาย การจัดเก็บข้อมูลสินค้า และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้
- ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
- ประมาณการใช้ทรัพยากร
- ประมาณการใช้งบประมาณ
- ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน
ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่ได้รับมอบหมาย อาจจะเป็นบุคคลที่มีความรู้ในด้านของระบบที่ต้องการเปลี่ยนแปลงที่ทำงานอยู่ในบริษัทหรือทางบริษัทจ้างให้ทำการวิเคราะห์ระบบ ซึ่งบุคคลจะต้องดำรงตำแหน่งเกี่ยวกับการดูแลระบบ เช่น
1. นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ เป็นบุคคลที่มีความรู้ในเรื่องของการทำงานของระบบสารสนเทศที่นำมาใช้ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้ พนักงานหรือทีมโปรแกรม จำทำเอกสารของระบบรวมถึงการทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
2. โปรแกรมเมอร์ ได้แก่ เจ้าหน้าที่ที่มีความรู้ทางด้านคอมพิวเตอร์ 2 คน ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบที่ต้องการจะเปลี่ยนแปลง รวมทั้งทดสอบโปรแกรมของระบบใหม่
ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
จากดังกล่าวเราอาจจะมีการแบ่งงานออกเป็นทีมหรือว่ามีการระบุหน้าที่ให้แต่ละฝ่ายหรือแต่ละคนทราบ เพื่อที่งานจะประสบผลสำเร็จ ปัจจุบันทางบริษัทได้มีการใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วหรือเครือข่ายที่มีความเร็วสูงกว่านี้ มีรายละเอียดพอเข้าใจดังนี้
1. เครื่องแม่ข่าย(Server) จำนวน 3 เครื่อง
2. เครื่องลูกข่าย(Workstation) จำนวน 20 เครื่อง
3. เครื่องพิมพ์(Printer) จำนวน 4 เครื่อง
ปัจจุบันทางบริษัทได้นำเทคโนโลยีหลายอย่างมาใช้ในการบริหารงาน ซึ่งปัจจุบันมีรายละเอียดดังนี้
1. ระบบโปรแกรม 1 ระบบ
2. เครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายและลูกข่ายตามจำนวนที่บริษัทต้องการ
3. บุคลากรที่มีความรู้ความสามารถในการทำงานของโปรแกรม
4. อุปกรณ์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในการพัฒนาระบบ
สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้
1. ในส่วนของผู้บริหาร
- ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา
* นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์ 50000
2. แผนกทุกแผนกที่มีการเปลี่ยนแปลงระบบ
- ค่าการฝึกอบรมพนักงานใหม่เกี่ยวกับระบบใหม่ 15000
3. การจัดซื้ออุปกรณ์ต่าง ๆ
- เครื่องคอมพิวเตอร์และโปรแกรมที่ใช้ในการลงระบบ 30000
- อื่น ๆ 5000
ประมาณการใช้งบประมาณ
จากรายการดังกล่าวเป็นเพียงการประมาณค่าใช้จ่ายคร่าว ๆ ที่ทางองค์กรจ่ายในการปรับปรุงระบบ ซึ่งอาจจะมีค่าใช้จ่ายมากกว่านี้ที่ใช้เพราะในแต่ละองค์กรจะมีหลายแผนกในการทำงานและงานในแต่ละระบบจะมีขั้นตอนที่ซับซ้อนมาก ดังนั้นค่าใช้จ่ายจึงไม่เท่ากัน
ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน
ระยะเวลาในการดำเนินงานการวิเคราะห์ระบบของบริษัทอมตะ ที่ต้องการนำระบบมาใช้ในการทำงานในส่วนของระบบการขายสินค้าเพื่อความสะดวกในส่วนของบริษัทและลูกค้า ซึ่งก่อนที่จะได้เริ่มทำงานนั้นเราจะต้องใช้ระยะเวลาในการศึกษาถึงขั้นตอนต่าง ๆ เป็นระยะเวลาประมาณ 5 เดือน คือเริ่มตั้งแต่เดือนมิถุนายน ถึง ตุลาคม 2552 ซึ่งสามารถแสดงรายละเอียดการดำเนินงานได้ดังนี้
ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน
จากดำเนินการดังกล่าวระยะเวลาที่ใช้จริง ๆ ในการวิเคราะห์อาจจะไม่พอแต่เพื่อเป็นการสรุปอย่างคร่าว ๆ ว่าเราได้ดำเนินการอะไรไปบ้างและระบบใหม่ที่ได้จะเสร็จภายในกี่วัน ซึ่งเราก็ได้ยกตัวอย่างไปแล้ว
รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร
จากการศึกษาปัญหาที่พบจากระบบเดิมของบริษัทอมตะอินเตอร์เนชั่นแนล ส่วนใหญ่บริษัทจะมีการนำเทคโนโลยีมาใช้แล้วบางส่วนแต่บางระบบก็ต้องการระบบที่มีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น ดังนั้นทางบริษัทจึงต้องมีการจัดทำระบบใหม่ขึ้น เมื่อเราทำการวิเคราะห์ระบบแล้วขั้นตอนต่าง ๆ ที่เราได้ทำก็จะจัดทำรายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหารเพื่อให้ทราบขั้นตอนต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับการวิเคราะห์ซึ่งจะมีขั้นตอนประกอบย่อย ๆเพื่อความเข้าใจง่าย 4 ด้านดังนี้
1.ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค
ในส่วนนี้อาจจะเกี่ยวกับ ฮาดร์แวร์ และซอฟต์แวร์ขอระบบเดิมว่ามีการใช้ส่วนใดบ้าง เช่น โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อใช้งานในด้านต่าง ๆ และอุปกรณ์อื่น ๆ
2.ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน
ทำการศึกษาด้านต่าง ๆ ในการปฏิบัติงานของผู้ใช้ของระบบใหม่ที่จะนำมาใช้กับบริษัท ซึ่งขั้นตอนนี้จะเกี่ยวกับการทดสอบ การทดลองของระบบว่าระบบใหม่นี้มีผลต่อการทำงานของบริษัทอย่างไร
จากการทำงานของนักวิเคราะห์ระบบผลที่ได้ประสบผลสำเร็จระบบที่ได้เป็นที่ตรงตามความต้องการของบริษัท
การกำหนดความต้องการของระบบ
เมื่อโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานขายได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นคอนที่ผ่านมา และได้มีการเก็บรวบรวมข้อมูลในเบื้องต้นเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้นมาบ้างแล้ว ในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ จึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม ซึ่งรวมทั้งรายละเอียดในการทำงานในปัจจุบันและความต้องการในระบบใหม่ เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม
ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม(Questionnaire) สำหรับวิธีการออกแบบสอบถาม ทีมงามสามารถกำหนดคำถามที่ต้องการได้ตรงประเด็นเหมาะกับผู้จัดการแผนกที่มีเวลาให้สัมภาษณ์น้อยและผู้ตอบแบบสอบถามมีอิสระในการให้คำตอบ ซึ่งบุคคลที่ทางทีมงานเลือกที่จะออกแบบสอบถามมีดังนี้
ออกแบบสอบถาม (Questionnaire) บุคคลที่ตอบแบบสอบถาม คือ ผู้จัดการแผนกต่าง ๆ การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์ ไม่ต้องมีการจดบันทึก ดังเช่น วิธีการสัมภาษณ์ ซึ่งจะทำให้เสียเวลามาก ไม่รวบกวนเวลาของผู้จัดการมากนัก สามารถเก็บข้อมูลได้มาก ตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามอีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูลดังตัวอย่าง
ตัวอย่างแบบสอบถาม
ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้
จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลจากระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลได้ดังนี้
1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ระบบเดิม
2. ความต้องการในระบบใหม่
3. ตัวอย่างเอกสาร แบบฟอร์มและรายงานของระบบเดิม
1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ระบบเดิม ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่ายแบบ LAN ประกอบไปด้วย
1. เครื่องแม่ข่าย (Server) จำนวน 2 เครื่อง
2. เครื่องลูกข่าย จำนวน 15 เครื่อง
3. เครื่องพิมพ์(Printer) จำนวน 2 เครื่อง
4. อุปกรณ์ในการต่อพวงอื่นที่เกี่ยวข้องที่ทางบริษัทได้นำมาใช้งานของสำนักงานเป็นต้น
2. ความต้องการในระบบใหม่ จากแบบสอบถามทางทีมงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้ดังต่อไปนี้
1. องค์กรสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้
2. องค์กรสามารถตัดสินใจในการจัดจำหน่ายสินค้าได้
3. องค์กรมีผลการดำเนินการที่ดีขึ้น
4. ขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ที่มีความรวดเร็ว
5. ขั้นตอนการซื้อ-ขายสินค้า มีความถูกต้อง ชัดเจนและรวดเร็วในการทำงาน
6. การติดต่อลูกค้าได้สะดวกรวดเร็วเพราะเรามีข้อมูลของลูกค้า
7. สามารถจัดเก็บข้อมูลสินค้า ทำให้การซื้อขายสินค้าได้รวดเร็วและถูกต้อง และมีเอกสารยืนยันให้ลูกค้า
8. การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ
9. สามารถรองรับการขยายตัวของบริษัทต่อไปได้
10. ทำให้ลูกค้ามีความพึงพอใจในการซื้อสินค้า และมอบความน่าเชื่อถือให้บริษัท
จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบด้วย DFD
จากการวิเคราะห์ความต้องการระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบ โดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram : DFD) ได้ดังนี้
อธิบาย Context Diagram
จาก Context Diagram ของระบบขายซึงสัญลักษณ์ Process จะใช้แทนการทำงานทุกขั้นตอนของระบบนี้ โดย External Agents ที่เกี่ยวข้องกับระบบการขายนี้ได้แก่ ลูกค้า พนักงาน และหัวหน้าแผนกงานขาย ซึ่งมีข้อมูลรับเข้าและส่งออกระหว่าง External Agents ดังกล่าวกับระบบทำให้ทราบโดยภาพรวมว่าระบบการขายนี้ทำอะไรได้บ้าง และเกี่ยวข้องกับใครบ้าง (แต่จะไม่ทราบว่าทำอย่างไร) สามารถอธิบายเอกสารข้อมูลที่อยู่บน Data Flows เข้าและออกระหว่าง External Agents ของระบบได้ดังนี้
1.ลูกค้า
- ส่งข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า และข้อมูลการสั่งซื้อสินค้าเข้าสู่ระบบ
- ภายในระบบจะมีขั้นตอนต่างๆ ในการจัดการการสั่งซื้อจึงสามารถแสดงใบเสร็จสินค้า ให้กับลูกค้าได้
2.พนักงาน
- เมื่อได้รับข้อมูลลูกค้าและข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า พนักงานจะส่งรายการสั่งซื้อและข้อมูลการ ตรวจสอบสินค้า
- เมื่อระบบทำงานเรียบร้อยจะแจ้งข้อมูลลูกค้า ข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า และใบเสร็จให้กับพนักงาน
3.หัวหน้าแผนกงานขาย
- เมื่อหัวหน้าแผนกงานขายต้องการทราบข้อมูลต่าง ๆ จะส่งข้อมูลที่ต้องการค้นหาเข้าสู่ระบบ
- เมื่อระบบทำการประมวลผลเรียบร้อยจะส่งข้อมูลที่ผ่านการปรับปรุง และรายงานต่าง ๆ ให้กับผู้จัดการ
DFD LEVEL 0
อธิบาย DFD LEVEL 0
จาก Context Diagram สามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบขายออกเป็น 5 ขั้นตอน (Process) ด้วยการวิเคราะห์จากความต้องการของผู้ใช้ (User Requirements) โดยการแบ่งแยกแต่ละ Process ตามหมวดหมู่ของข้อมูล ดังรายละเอียดต่อไปนี้
1. Process 1 ปรับปรุงแฟ้มข้อมูลหลัก
เป็นระบบขายที่จัดการข้อมูลทั้งหมดของระบบ สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้
- เมื่อพนักงานต้องการปรับปรุงข้อมูลหรือว่าเรียกดูข้อมูลที่ต้องการจะส่งข้อมูลที่ต้องการปรับปรุงเรียกดูเข้าสู่ระบบจากนั้น Process จะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลลูกค้าหรือแฟ้มข้อมูลสินค้า มาทำการปรับปรุง เมื่อทำการปรับปรุงเรียบร้อย Process จะส่งข้อมูลไปจัดเก็บในแฟ้มข้อมูลเดิม ข้อมูลที่ได้ผ่านการปรับปรุงเรียกดู Process จะทำการส่งข้อมูลที่พนักงานต้องการเรียกดูไปให้กับพนักงาน
2. Process 2 สืบค้นสินค้า
เป็นระบบขายที่ทำการค้นหาข้อมูลสินค้า สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้
- เมื่อลูกค้าต้องการสืบค้นข้อมูลสินค้า ลูกค้าจะทำการส่งรายการที่ต้องการค้นหาเข้าสู่ระบบ จากนั้น Process จะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลสินค้าแล้วระบบจะทำการแสดงรายการที่ลูกค้าค้นหาให้แก่ลูกค้า
3. Process 3 สั่งซื้อสินค้า
เป็นระบบขายที่จัดการข้อมูลเกี่ยวกับการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้า สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้
- เมื่อลูกค้าต้องการสั่งซื้อสินค้าจะส่งรายการสั่งซื้อสินค้าเข้าสู่ระบบ จากนั้น Process จะทำการประมวลผล เมื่อประมวลผลเสร็จเรียบร้อยจะนำข้อมูลไปบันทึกที่แฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อและจะส่งใบสั่งซื้อสินค้าไปให้ลูกค้า
4. Process 4 ระบบชำระเงิน
เป็นกระบวนการที่เมื่อลูกค้าสั่งซื้อสินค้าแล้วจะต้องไปทำการชำระเงิน สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้
- เมื่อลูกค้าต้องการชำระเงินจะทำการส่งรหัสลูกค้าและเลขที่ใบสั่งซื้อเข้าสู่ระบบ จากนั้น Process จะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อ ข้อมูลลูกค้าและข้อมูลการชำระเงินมาทำการประมวลผล เมื่อประมวลผลเสร็จเรียบร้อยระบบจะทำการส่งข้อมูลการชำระเงินไปจัดเก็บที่แฟ้มข้อมูลการชำระเงินและส่งใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้า
5. Process 5 พิมพ์รายงาน
เป็นระบบขายที่จัดการข้อมูลเกี่ยวกับรายงานต่าง ๆ สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้
- เมื่อหัวหน้าแผนกงานขายต้องการพิมพ์รายงาน หัวหน้าแผนกงานขายจะทำการเลือกรายงานจากระบบจากนั้น Process จะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลลูกค้า โดยแฟ้มข้อมูลสินค้า แฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อ แฟ้มข้อมูลการชำระเงินมาทำการประมวลผล เมื่อประมวลผลเสร็จเรียบร้อยระบบจะทำการส่งรายงานให้กับหัวหน้าแผนกงานขาย
อธิบาย DFD LEVEL 1 Of Process 1
Process 1 ปรับปรุงแฟ้มข้อมูลหลักมีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 3 Process ดังนี้
1. Process 1.1 เลือกรายการและตรวจสอบรายการที่ต้องการปรับปรุง เป็นขั้นตอนการเลือกรายการและตรวจสอบรายการ
- Process จะทำการดึงข้อมูลลูกค้าจากแฟ้มข้อมูลลูกค้าและดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มข้อมูลสินค้ามาทำการประมวลผลเพื่อตรวจสอบรายการ
2. Process 1.2 แสดงข้อมูลเป็นขั้นตอนการแสดงข้อมูล
- Process จะทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 1.1 มาทำการแสดงข้อมูล
3. Process 1.3 บันทึกข้อมูลที่ปรับปรุงแล้วเป็นขั้นตอนที่ทำการบันทึกข้อมูลที่ผ่านการปรับปรุงเรียบร้อย
- Process จะทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 1.2 นำมาประมวลผลจากนั้นจะทำการบันทึกข้อมูลไปยังแฟ้มข้อมูลสินค้า แฟ้มข้อมูลลูกค้า และจะส่งข้อมูลที่ผ่านการปรับปรุงไปให้กับพนักงาน
อธิบาย DFD LEVEL 1 Of Process 2
Process 2 สืบค้นข้อมูลมีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 2 Process ดังนี้
1. Process 2.1 ตรวจสอบรายการสินค้าเป็นขั้นคอนการตรวจสอบรายการสินค้าที่ต้องการ
- Process จะทำการดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มข้อมูลสินค้ามาทำการประมวลผลเพื่อตรวจสอบรายการสินค้า
2. Process 2.2 แสดงรายละเอียดสินค้าเป็นขั้นตอนการแสดงผลการค้นหาข้อมูลสินค้า
- Process จะทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 2.1 มาทำการประมวลผลเพื่อแสดงข้อมูลสินค้าหรือรายการที่ลูกค้าต้องการค้นหาให้กับลูกค้า
อธิบาย DFD LEVEL 1 Of Process 3
Process 3 สั่งซื้อสินค้าเป็นขั้นตอนที่ลูกค้าทำการสั่งซื้อสินค้า มีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 5 ขั้นตอนหรือ 5 Process ดังนี้
1. Process 3.1 ตรวจสอบข้อมูล เป็นขั้นตอนการตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ
- Process จะทำการดึงข้อมูลลูกค้า ข้อมูลสินค้า ข้อมูลการชำระเงิน ข้อมูลการสั่งซื้อจากแฟ้มข้อมูลดังกล่าวมาทำการประมวลผลเพื่อทำการตรวจสอบข้อมูล
2. Process 3.2 เลือกรายการสินค้าเป็นขั้นตอนการเลือกสินค้าที่ต้องการสั่งซื้อ
- Process ทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 3.1 มาทำการประมวลผลเพื่อทำการเลือกรายการสินค้า
3. Process 3.3 แสดงรายละเอียดเป็นขั้นตอนที่ระบบจะทำการแสดงผลเพื่อแสดงรายละเอียด
- Process ทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 3.2 มาทำการประมวลผลเพื่อแสดงรายละเอียดไปให้กับลูกค้า
4. Process 3.4 ยืนยันการสั่งซื้อเป็นขั้นตอนการทำการยืนยันการสั่งซื้อของลุกค้า
- Process ทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 3.3 มาทำการประมวลผลเพื่อให้ลูกค้ายืนยันการสั่งซื้อ
5. Process 3.5 บันทึกเป็นขั้นตอนการจัดเก็บข้อมูลการสั่งซื้อของลุกค้า
- Process ทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 3.4 มาทำการประมวลผลเพื่อบันทึกข้อมูลการสั่งซื้อของลูกค้าไปจัดเก็บที่แฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อและส่งใบสั่งซื้อให้กับลูกค้า
อธิบาย DFD LEVEL 1 Of Process 4
Process 4 ชำระเงินเป็นขั้นตอนการชำระเงินของลูกค้า ที่ทำการสั่งซื้อสินค้า มีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 7 Process ดังนี้
1. Process 4.1 ตรวจสอบรหัส/เลขที่ใบสั่งซื้อเป็นขั้นตอนการตรวจสอบรหัสและเลขที่ใบสั่งซื้อ
- Process ทำการรับรหัสลูกค้า เลขที่ใบสั่งซื้อจากลูกค้าและทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อมาทำการประมวลผลเพื่อตรวจสอบรหัส/ใบสั่งซื้อ
2. Process 4.2 ตรวจสอบเงื่อนไขการชำระเงิน เป็นขั้นตอนการตรวจสอบเงือนไขที่เกี่ยวกับการชำระเงิน
- Process ทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 4.1 และทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลการชำระเงินมาทำการประมวลผลเพื่อทำการตรวจสอบเงื่อนไข
3. Process 4.3 แสดงรายละเอียดเป็นขั้นตอนการแสดงรายละเอียดการชำระเงิน
- Process ทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 4.2 มาทำการประมวลผลเพื่อแสดงรายละเอียดการชำระเงินให้กับลูกค้า
4. Process 4.4 เลือกการชำระเงินเป็นขั้นตอนที่ลูกค้าจะต้องทำการเลือกเงื่อนไขในการชำระเงิน
- Process ทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 4.3 มาทำการประมวลผลเพื่อให้ลูกค้าทำการเลือกการชำระเงิน
5. Process 4.5 ยืนยันการชำระเงินเป็นขั้นตอนที่ลูกค้าจะต้องทำการยืนยันการชำระเงิน
- Process ทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 4.4 มาทำการประมวลผลเพื่อให้ลูกค้าทำการยืนยันการชำระเงินที่เกิดจากการสั่งซื้อสินค้า
6. Process 4.6 บันทึกเป็นขั้นตอนที่ลูกค้าต้องการทำบันทึกข้อมูล
- Process ทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 4.5 มาทำการประมวลผลเพื่อบันทึกข้อมูลการชำระเงินของลูกค้า
7. Process 4.7 พิมพ์เป็นขั้นตอนที่ลูกค้าจะทำการพิมพ์รายงานที่ต้องการออกมา
- Process ทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 4.6 มาทำการประมวลผลเพื่อพิมพ์ใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้า
อธิบาย DFD LEVEL 1 Of Process 5
Process 5 พิมพ์รายงานมีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 2 Process ดังนี้
1. Process 5.1 ตรวจสอบข้อมูลเป็นขั้นตอนที่ทำการตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ
- Process ทำการรับข้อมูลจากหัวหน้าแผนกงานขายแล้ว Process ทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลสินค้า แฟ้มข้อมูลลูกค้า แฟ้มข้อมูลการชำระเงิน แฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อ มาทำการประมวลผลเพื่อทำการตรวจสอบข้อมูล
2. Process 5.2 พิมพ์เป็นขั้นตอนการพิมพ์รายงาน
- Process ทำการรับข้อมูลจาก Process ที่ 5.1 มาทำการประมวลผลเพื่อทำการพิมพ์รายงานที่หัวหน้าแผนกงานขายต้องการให้กับหัวหน้าแผนกงานขาย
ขั้นตอนการกำหนดความต้องการของระบบด้วย E-R Diagram
E-R Diagram ของระบบการขาย
นอกจากการจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ(Process Modeling) ด้วยแผ่นภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagrma) ในการกำหนดความต้องการของระบบแล้วยังต้องจำลองข้อมูล(Data Modeling) ทั้งหมดในระบบด้วยแผนภาพแสดงความสัมพัทธ์ระหว่างข้อมูล (Entity Relationship Diagram:E-R Diagram) โดยข้อมูลนั้นมีความหมายรวมทั้งแต่ข้อมูลที่อยู่บนเอกสารหรือรายงานต่าง ๆ บุคคลที่เกี่ยวข้องกับระบบ ซึ่งแบบจำลองทั้ง 2 ที่แสดงให้เห็นเป็นแบบจำลองของระบบการขาย ในระบบการขายสามารถสร้าง E-R Diagram ตามขั้นตอนต่อไปนี้
1. กำหนด Entity ทั้งหมดของระบบ
จากข้อเท็จจริงและสารสนเทศที่รวบรวมได้ในการสัมภาษณ์และการออกแบบสอบถาม สามารถกำหนด Entity ทั้งหมดของระบบการขายได้ดังนี้
1. book_cart หมายถึง ตารางเก็บรายละเอียดการสั่งซื้อ(ตะกร้าสินค้า)
2. book_order หมายถึง ตารางเก็บรายละเอียดการสั่งซื้อ
3. brand หมายถึง ตารางเก็บรายละเอียดยี่ห้อสินค้า
4. company หมายถึง ตารางเก็บรายละเอียดบริษัท
5. link หมายถึง ตารางเก็บรายละเอียดข้อมูลการลิงค์
6. member หมายถึง ตารางเก็บรายละเอียดสมาชิก
7. payment หมายถึง ตารางเก็บรายละเอียดการชำระเงิน
8. product หมายถึง ตารางเก็บรายละเอียดข้อมูลสินค้า
9. provin หมายถึง ตารางเก็บรายละเอียดจังหวัด
10. type หมายถึง ตารางเก็บรายละเอียดประเภทของสินค้า
2. สร้าง Relationship ให้กับ Entity
จาก Entity ที่ได้และการสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม นำมาเขียนเป็นความสัมพันธ์(Relationship) ระหว่าง Entity ทั้งหมดดังรายละเอียดต่อไปนี้
1.สินค้า (product) มีความสัมพันธ์กับยี่ห้อ(brand) โดยสินค้ามี (have) ยี่ห้อ
3. สมาชิก (Member) มีความสัมพันธ์กับสินค้า (product) โดยมีการสั่งซื้อ (order) สินค้าในเบื้องต้น
alt=""id="BLOGGER_PHOTO_ID_5525011967196170706" />
5. สมาชิก (Member) มีความสัมพันธ์กับจังหวัด (provin) โดยสมาชิกมีการอาศัย (live) อยู่ในจังหวัดที่กล่าวมาในเบื้องต้น
6. สินค้า (product) มีความสัมพันธ์กับประเภทของสินค้า (type) โดยสินค้า (have) ประเภทของสินค้า
7. สมาชิก (member) มีคามสัมพันธ์กับรายละเอียดการสั่งซื้อ (book_cart) โดยสมาชิกมีการดู (see) รายละเอียดการสั่งซื้อในเบื้องต้น
8. สมาชิก (member) มีความสัมพันธ์กับรายละเอียดการสั่งซื้อ (book_order) โดยสมาชิกมีการบันทึก (save) รายละเอียดการสั่งซื้อ
9. บริษัท 1 บริษัทสามารถอยู่ในจังหวัดได้เพียง 1 จังหวัด และ จังหวัด 1 จังหวัดสามารถมีบริษัทอาศัยอยู่ได้หลาย
บริษัท
3. กำหนดเงื่อนไขของความสัมพันธ์ระหว่าง Entity
หลังจากสร้างความสัมพันธ์ให้กับ Entity ต่าง ๆ ของระบบแล้ว ก่อนการกำหนดประเภทความสัมพันธ์จะต้องทราบเงื่อนไข ของความสัมพันธ์เหล่านั้น ซึ่งอาศัยข้อมูลที่รวบรวมมาได้นั่นเอง โดยมีรายละเอียดดังนี้
1.สินค้า 1ชิ้นสามารถมียี่ห้อได้ 1 ยี่ห้อ แต่ 1 ยี่ห้อสามารถมีสินค้าได้หลายชิ้น
2.บริษัท 1 บริษัทสามารถมี link ได้หลายลิงค์ ลิงค์แต่ละลิงค์จะมีความสัมพันธ์กับบริษัทเพียงบริษัทเดียว
3.สมาชิก 1 คน สามารถซื้อสินค้าได้หลายชิ้น สินค้าแต่ละชิ้นสามารถถูกซื้อโดยสมาชิกหลายคน
4.สมาชิก 1 คน สามารถดูรายละเอียดการชำระเงินได้แค่ของตนเอง
5.สมาชิก 1 คน สามารถอาศัยอยู่ในจังหวัดเพียง 1 จังหวัด และจังหวัด 1 จังหวัดมีสมาชิกได้หลายคน
6.สินค้า 1 ชนิด สามารถจัดอยู่ในประเภทได้เพียง 1 ประเภท และประเภท 1 ประเภทสามารถมีสินค้าได้หลายชนิด
7.สมาชิก 1 คนสามารถดูรายละเอียดการสั่งซื้อได้แค่ของตนเอง
8.สมาชิก 1 คน สามารถบันทึกรายละเอียดการสั่งซื้อได้หลายครั้ง แต่รายละเอียดการสั่งซื้อแต่ละครั้งสามารถถูกบันทึกโดยสมาชิกได้เพียง 1 คน
9.บริษัท 1 บริษัทสามารถอยู่ในจังหวัดได้พียง 1 จังหวัดและจังหวัด1จังหวัดสามารถมีบริษัทอาศัยอยู่ได้หลายบริษัท
จากเงื่อนไขของความสัมพันธ์ข้างต้นนำมากำหนดประเภทความสัมพันธ์ (Relationship)
4. กำหนด Attrubute และ Primarykey
จากการรวบรวมความต้องการของระบบใหม่ การขายและการเก็บรวบรวมข้อมูลที่ได้จากแหล่งเอกสารที่มีอยู่แล้วของบริษัท จึงได้นำมากำหนด Attribute เพื่อกำหนดเป็นคุณลักษณ์ของ Entity ทุก Entity และแสดง Primarykey ด้วยการขีดเส้นใต้ดังต่อไปนี้
เนื่องจากแต่ละ Entity ของ E-R Diagram ในระบบการขาย มีจำนวน Attributes เป็นจำนวนมาก ดังนั้นจึงขอแสดง E-R Diagram ดังต่อไปนี้
Login
ประเภทสินค้า
หน้าประเภทสินค้า ในหน้าประเภทสินค้านั้นตัวโปรแกรมจะมี ประเภทสินค้ามาให้เราเลือก โดยที่เราสามารถสินค้าได้หลายประเภท เมื่อเลือกประเภทสินค้าเสร็จแล้วให้กดเรากดปุ่มค้นหา โปรแกรมก็จะรันหน้าสินค้าขึ้นมาโดยจะมีสินค้าเฉพาะประเภทที่เราเลือกเท่านั้น เราสามารถ กด ปุ่ม Back เพื่อกลับไปหน้า Login ได้
สินค้า
หน้าแสดงสินค้า เป็นหน้าที่ให้เราเลือกสินค้าที่เราต้องการซื้อโดยจะแสดงเป็น Combo Box ให้เราเลือก โดยการเลือกสินค้าแต่ละครั้งเราสามารถเลือกซื้อได้ 5 อันโดยที่เราจะเลือกครบทั้ง 5 อันเลยก็ได้ เมื่อเราเลือกสินค้าได้แล้วให้เรากดปุ่ม ซื้อสินค้า แต่ถ้าต้องการย้อนกลับไปเลือกสินค้าใหม่ ให้เรากดปุ่ม Back โปรแกรมก็จะย้อนกลับไปยังหน้าประเภทสินค้าทันที
เสร็จสิ้น
เมื่อเรากดปุ่ม ซื้อสินค้า เสร็จเรียบร้อยแล้วโปรแกรมก็ทำการส่งรายละเอียดต่าง ๆ ไปยัง E-mail ของผู้ซื้อ และ จะรันมายังให้ เสร็จสิ้น โดยโปรแกรมจะทำการบอกผู้ซื้อว่า “ การซื้อสินค้าเสร็จเรียบร้อย ระบบจะทำการส่งรายละเอียดสินค้าต่าง ๆ ไปยัง E-mail ของท่าน ขอบคุณที่เข้ามาใช้บริการ” ให้ทำการกดปุ่ม เสร็จสิ้น เมื่อกดปุ่มเสร็จสิ้นโปรแกรมก็จะจบการทำงานและออกจากโปรแกรมทันที
